Última actualización: 4 de diciembre de 2023.
1.- Introducción y objeto.
FremantleMedia España, S.A. (“Fremantle”), con domicilio social en calle La Coruña 13, 28020 (Madrid) y NIF A-79426326, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, informa sobre la implantación de un canal de denuncias interno destinado a sus empleados, colaboradores, autónomos, consultores, socios o público en general (“Partes Interesadas”) para la denuncia de actos u omisiones ilícitas que relacionadas con Fremantle o con su grupo matriz RTL (“RTL”).
La mencionada ley tiene por finalidad dar protección y garantía de ausencia de represalias a las personas que informen sobre acciones u omisiones ilícitas como las que se describen más adelante en el punto 3 de este documento.
También tiene como finalidad el fortalecimiento de la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público.
2.- Canal interno de denuncias Speak Up.
Fremantle, como compañía perteneciente al grupo RTL (“RTL”), ha designado como sistema de denuncias interno la herramienta “SPEAK UP” (el “Canal” o “Speak Up”), que además sirve para denunciar incumplimientos o violaciones del Código de Conducta de RTL (el “Código de Conducta”) disponible aquí. El responsable del sistema y del canal es el Departamento de Compliance de RTL (RTL Group Compliance Team).
El Canal es accesible a través de la dirección web rtl.com/speakup en todo momento 24/7 todos los días del año.
Speak Up está disponible en distintos idiomas y es accesible tanto por vía telefónica como por Internet.
Speak Up permite tener un diálogo con plenas garantías de confidencialidad con el equipo de Compliance de RTL Group de forma segura, utilizando un cifrado especial de comunicaciones y, si se desea, permite la denuncia de forma anónima.
La persona de contacto responsable del sistema es Olaf Christiansen, SVP Compliance de RTL.
Teléfono: +49 221 456 56620
Correo electrónico: Olaf.Christiansen@rtl.com
Para cualquier cuestión adicional, puede consultar el Speak Up Manual disponible aquí.
3.- ¿Qué tipo de acciones u omisiones pueden ser denunciables?
Cualquier acto o negligencia que pueda ocasionar a Fremantle y/o RTL graves daños financieros o reputacionales que puedan ser considerados como infracciones del derecho de la UE, así como infracciones penales o administrativas graves o muy graves.
Esto incluye, a título de ejemplo:
– Actos fraudulentos, como corrupción, fraude, malversación, robo o usurpación.
– Infracciones de la legislación antimonopolio o de la legislación sobre comercio exterior.
– Vulneración de derechos humanos, acoso sexual o incumplimiento de las leyes contra la discriminación.
– Infracciones que puedan dar lugar a la actuación de los organismos reguladores o de cumplimiento de la ley (como un regulador o una fiscalía pública).
– En general, todo aquel acto fraudulento llevado a cabo con el fin de obtener un beneficio injusto o ilícito y que causen, o potencialmente causen, daños a Fremantle o al Grupo.
4.- Canal externo de denuncias (por determinar según Ley 2/2023).
Fremantle informa igualmente a las Partes Interesadas que también podrán optar por proceder a denunciar a través del canal de denuncia externo activado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I) a su libre elección como alternativa al Canal Speak Up.
Nota. A fecha de publicación de este documento, no ha sido creada la A.A.I con carácter estatal. Tan pronto como se conozcan detalles sobre la misma, se procederá a actualizar el presente documento.
5.- Derechos de las Partes Interesadas.
Las Partes Interesadas (en adelante, denominados “Informante” o “Informantes”, indistintamente) podrán elegir libremente el canal al que dirigir su comunicación sea el Canal interno o externo.
En el caso de elegir el Canal Speak Up, el Informante podrá elegir entre realizar la denuncia de forma oral, a través de teléfono o nota de audio, o bien por escrito. En caso de solicitar una reunión presencial, podría hacerlo a través de las vías de contacto descritas en el punto 2 anterior o bien como se indica más adelante en el apartado de Contacto recogido en el punto 8 del presente documento.
La confidencialidad de los datos queda garantizada durante todo el proceso de gestión de la denuncia presentada. Por supuesto, cabe la denuncia anónima.
Las Informantes que comuniquen o revelen infracciones de las previstas en el punto 3 anterior, no podrán sufrir represalias cuando se denuncie de buena fe una acción u omisión real o sospechada. El término “de buena fe” significa que una persona cree que lo que está denunciando es cierto, independientemente de que una investigación posterior demuestre que ese acto sea cierto o no.
Si una vez cursada la denuncia a través del Canal Speak Up, como Informante cree que sufre intimidación o represalias debe comunicarse con el Departamento de Cumplimiento de RTL Group. Cualquier situación que pueda dar lugar a represalias será revisada e investigada de acuerdo con los procedimientos establecidos en el Speak Up Manual.
6.- Protección de datos.
El tratamiento de los datos personales se regirá por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos, RGPD); en la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales; y el título VI de la Ley 2/2023.
7.- Procedimiento.
La gestión y tramitación de las denuncias recibidas a través del Canal Speak Up se llevarán a cabo de conformidad con las guías corporativas del equipo de Compliance de RTL.
Una vez que se envía la denuncia, el Informante, en un plazo de 7 días naturales, recibirá un acuse de recibo en el que se le asignará un número de referencia del caso. Esta comunicación se recibe por la misma vía de comunicación, en función del método elegido para la denuncia (oral o escrito), así como se le pedirá que introduzca una contraseña que le permitirá hacer seguimiento al proceso.
A continuación, se abrirá una fase de triaje/fundamentación en la se realiza una primera valoración del caso y de la información trasladada. En esta fase, un profesional miembro del equipo de Compliance de RTL podría solicitar al Informante información adicional. En un plazo máximo de tres meses, el Informante recibirá información sobre las medidas previstas en próximos pasos o si por el contrario no se puede dar seguimiento al caso o no se toman medidas por falta de fundamentación, siempre de forma argumentada.
Una vez sustanciada la fase anterior con motivos fundamentados para continuar con el proceso, se abre la fase de revisión/investigación. En esta fase, se sigue el proceso establecido en la Política de RTL de reporte y manejo de incidentes significativos de Compliance “Reporting and handling of significant compliance incidents policy”.
Los profesionales del equipo de Compliance de RTL gestionarán y coordinarán las acciones velando porque las acusaciones reportadas se investiguen con todas las garantías de confidencialidad, tratamiento de datos personales, así como velará por la protección tanto de los Informantes como de los sujetos denunciados e investigados a los que se les dará trámite para que puedan ejercer su derecho a la defensa. Asimismo, el equipo de Compliance de RTL podrá designar un equipo de investigación interno específico para el caso que podrá llevar a cabo investigaciones adicionales.
Los resultados obtenidos serán sometidos a un examen objetivo de todos los hechos relevantes que constituirá el elemento clave para determinar qué acción disciplinaria a adoptar. En su caso, Fremantle, en coordinación con el Departamento de Compliance de RTL, adoptará en consecuencia las medidas oportunas en respuesta a la infracción comprobada y garantizando que estas medidas se ajusten a la legalidad.
Para más información, puede revisar el Speak Up Manual.
8.- Contacto.
Para obtener más información sobre este asunto, el Canal Speak Up, este documento o sobre el Speak Up Manual, puede ponerse en contacto con el departamento de Recursos Humanos y/o de Legal & Business Affairs de Fremantle, así como con el Departamento de Compliance de RTL Group encompliance@rtl.com.
Si considera que su denuncia no ha sido revisada o manejada adecuadamente, comuníquese con el Departamento de Compliance de RTL Group encompliance@rtl.com o a través de rtl.com/speakup.
9.- Disposición final y modificaciones.
Fremantle se reserva el derecho de modificar este documento, en función de las directrices del RTL, sus políticas corporativas y de los desarrollos reglamentarios establecidos en la Ley 2/2023, así como consecuencia de cualquier cambio legislativo.